Hjälp att formulera resepolicy

[JWD]

Jag driver sedan flera år egen byrå och först nu har dilemmat kring en resepolicy uppstått. En ny kund vill att jag formulerar en resepolicy för att underlätta deras budgetering. Jag är tillåten att flyga business både inom Europa och kontinentalt. Min fråga är som topic hur formulerar jag detta i text?

Tack på förhand!

 

[Senator]

Jag driver sedan flera år egen byrå och först nu har dilemmat kring en resepolicy uppstått. En ny kund vill att jag formulerar en resepolicy för att underlätta deras budgetering. Jag är tillåten att flyga business både inom Europa och kontinentalt. Min fråga är som topic hur formulerar jag detta i text?

Tack på förhand!

Google är alltid hjälpsamt. Tycker denna summering är ganska bra:
How to Write a Travel Policy | HR Travel Policy & Procedures

Decide what to include in your policy
Next, you need to decide what to include in your policy. Below, we’ve got an overview of the basics. For more details, please see the next section of this guide.

• An introduction with an overview of why the policy is important for employees to review and what they will find inside
• Your approved travel booking procedure and your approved business travel booking tool, including timeframes for booking and approvals.
• Allowable expense categories, with details on what’s reimbursable in each category. Make sure you clearly cover things like meal expenses, and whether that is included in the policy or not.
• Non-reimbursable purchases (so travelers know what they must pay for themselves if they want something that isn’t covered). Things like paying for dry cleaning (and other personal use services) usually aren’t covered by your company travel policy!
• Your policy regarding airfare and ground transportation (car rentals, rail travel etc.)
• How to submit expense reports, expense claims, and reimbursement requests
• How to contact travel support, travel insurance, and duty of care vendors, as well as your emergency procedures

Här har du flera andra exempel från Googlesök:
Travel Expense Policy
10 travel & expense policy samples, templates & resources

Mitt senaste lång uppdrag hade vi bara en enkel klausul:

Resekostnad
Resekostnad så som flyg, hotell samt lokala transporter faktureras med faktiska kostnader. Alla resor skall godkännas innan av uppdragsgivare. Milersättning faktureras med 45 SEK per mil

Min var nog för enkel och berodde på väldigt mycket transparens och tillit.

 

[JacobGBG]

Du kanske vill ha någon skrivelse också om hur hantering av poäng från lojalitetsprogram förväntas hanteras. Det finns lite skatteregler på denna punkt man bör vara medveten om.

 

[Senator]

Du kanske vill ha någon skrivelse också om hur hantering av poäng från lojalitetsprogram förväntas hanteras. Det finns lite skatteregler på denna punkt man bör vara medveten om.

Det gäller mellan anställd och arbetsgivare, inte mellan uppdragsgivare och utförare eller missar jag något? I fallet anställd är i eget AB som det verkar vara i detta fallet är det viktigt att inte blanda. Men jag ser inte att detta behöver regleras mellan uppdragsgivare (bolag) och utförare (bolag).

 

[Alf]

Det är inget man kort skriver ner på ett forum som det här. Det omfattar betydligt mer än vilka reseklasser som får användas. Man bör reglera ersättning för restid som ligger utanför arbetstid, traktamente, anständiga hotellkostnader mm mm.

Man kan göra det enkelt som @Senator anger, men det bygger på en redan god affärsrelation.

Själv använde jag den statliga resepolicyn i grunden eftersom en stor del av mina uppdrag var mot statliga uppdragsgivare. På så sätt blev även hanteringen mot skatteverket enklare eftersom jag följde de riktlinjer skatteverket hade när det gällde traktamente och reseersättningar.

När det gäller reglering av lojalitetsprogram är det som @Senator skriver, detta behöver du inte reglera mot en uppdragsgivare om inte uppdragsgivaren specifikt kräver det.

Ta hjälp av din revisor för detta så slipper du uppfinna hjulet själv.

 

[Herr Sjödin]

Helt beroende på vilken bransch du verkar inom så kan det också vara en god idé att ta med en formulering om hur ni förhåller er till hållbarhet. Till exempel att ni i tillämpliga fall klimatkompenserar flygbiljetter.

 

[JacobGBG]

Det gäller mellan anställd och arbetsgivare, inte mellan uppdragsgivare och utförare eller missar jag något?

Jag syftar på det tidigare fallet, finns många bolag som stipulerar att poäng som intjänas på tjänsteresor ej får nyttjas privat t.ex.

 

[Valley]

Jag driver sedan flera år egen byrå och först nu har dilemmat kring en resepolicy uppstått. En ny kund vill att jag formulerar en resepolicy för att underlätta deras budgetering. Jag är tillåten att flyga business både inom Europa och kontinentalt. Min fråga är som topic hur formulerar jag detta i text?

Tack på förhand!

Har en avtalstext för mina avtal. Om det kan vara underlag för en policy kan jag PM:a