Smidigaste kortet för företaget

[johanolsson]

Nu var det många år sedan jag besökte forumet, det har kommit tre barn emellan. Men nu är man tillbaka i luften igen. Så nu kör vi. Om detta har diskuterats förut så skicka mig en skämmes-notis!

En kollega och jag har tröttnat på att sitta och sammanställa kvitton i slutet av varje månad. Idag har företaget Eurocard, och det fungerar bra - men det har öppnats upp för att vi kan komma att byta. Controllern på företaget är öppen för allt som gör att det förenklas och förbättras i redovisningen av våra köp.

Finns det något kort som är smidigare - som ligger i framkant? Finns det någon som exempelvis gör ett digitalt kvitto? Om jag köper en flygresa via SAS så får jag en pdf-faktura, finns det något kort som när ett köp görs kan skapa ett digitalt kvitto av transaktionen i sig, så att man redan får all information som krävs för bokföringen?

Eurocard har en som man kan ta kort på kvittot, eller eposta in en pdf, men jag vill helst se att man inte behöver ta något kort alls.

Jag är inte så insatt i vad det är för information som skickas i och med transaktionen, men jag tänkte att vi inte är ensamma med att ha problem med att det finns människor som inte lämnar in kvitton på ett företag - vilket innebär en hel del onödig administration.

 

[mha321]

Det är nog tekniskt omöjligt. För bokföringen behöver du tex moms informationen och den finns inte med i transaktionen.

Det närmsta du kommer är att fota kvittot. Men det godkänns väl principiellt inte av skatteverket heller..

 

[fcx]

Det närmsta du kommer är att fota kvittot. Men det godkänns väl principiellt inte av skatteverket heller..

Om man som anställd gör utlägg för företagets räkning så räcker det utmärkt med foton på kvittot. Om det är ett företagskort (där fakturan går direkt till företaget) så ska kvittot vara i original.

 

[mha321]

Om man som anställd gör utlägg för företagets räkning så räcker det utmärkt med foton på kvittot. Om det är ett företagskort (där fakturan går direkt till företaget) så ska kvittot vara i original.

Finns det faktiskt dokumenterat någonstans? Jag har hört helt olika besked i den frågan från olika revisorer tex....

 

[gjohansson]

Om man som anställd gör utlägg för företagets räkning så räcker det utmärkt med foton på kvittot. Om det är ett företagskort (där fakturan går direkt till företaget) så ska kvittot vara i original.

Senast jag läste något åt det hållet så var det att det ska sparas i den form man får det så får du ett papperskvitto så ska det sparas.
Vore ju perfekt om jag har fel så skicka gärna en länk till där det står om detta!

 

[McFace]

Om man som anställd gör utlägg för företagets räkning så räcker det utmärkt med foton på kvittot. Om det är ett företagskort (där fakturan går direkt till företaget) så ska kvittot vara i original.

Det där är inte ett självklart svar. Regeln är som gjohansson ovan noterat att kvittot ska sparas i det format det inkommit. Har företaget tagit emot ett kvitto på papper ska det sparas på papper i 7 år i originalformatet eller 3 år (obs! räkenskapsår!) om det scannas eller fotograferas (i vilket fall fotokopian ska sparas i 7 år).

BFN anser att en affärshändelse uppstår när den anställde gör ett utlägg för företagets räkning, vilket innebär att kvittot kommit till företaget i originalformat (dvs i det här fallet papper) redan vid köpet, och det spelar då ingen roll att kvitto ankommer redovisningsavdelningen i fotoformat.

BFN har en detaljerad sammanställning på temat och bör antagligen tas på mer allvar än "revisorns" åsikter.

Arkivering

Med andra ord är svaret att nej, tyvärr finns det inga bra genvägar. Utan att göra reklam för något kan jag däremot påpeka att det finns ett populärt molnbaserat bokföringsprogram för småföretag som har en app som är ganska vass på att generera bokföringsunderlag från fotade kvitton oavsett vilket kort man använder. Arkiveringsstrulet kommer man dock för närvarande inte ifrån.

 

[fcx]

Finns det faktiskt dokumenterat någonstans? Jag har hört helt olika besked i den frågan från olika revisorer tex....

Senast jag läste något åt det hållet så var det att det ska sparas i den form man får det så får du ett papperskvitto så ska det sparas.
Vore ju perfekt om jag har fel så skicka gärna en länk till där det står om detta!

Det där är inte ett självklart svar. Regeln är som gjohansson ovan noterat att kvittot ska sparas i det format det inkommit. Har företaget tagit emot ett kvitto på papper ska det sparas på papper i 7 år i originalformatet eller 3 år (obs! räkenskapsår!) om det scannas eller fotograferas (i vilket fall fotokopian ska sparas i 7 år).

BFN anser att en affärshändelse uppstår när den anställde gör ett utlägg för företagets räkning, vilket innebär att kvittot kommit till företaget i originalformat (dvs i det här fallet papper) redan vid köpet, och det spelar då ingen roll att kvitto ankommer redovisningsavdelningen i fotoformat.

BFN har en detaljerad sammanställning på temat och bör antagligen tas på mer allvar än "revisorns" åsikter.

Arkivering

Med andra ord är svaret att nej, tyvärr finns det inga bra genvägar. Utan att göra reklam för något kan jag däremot påpeka att det finns ett populärt molnbaserat bokföringsprogram för småföretag som har en app som är ganska vass på att generera bokföringsunderlag från fotade kvitton oavsett vilket kort man använder. Arkiveringsstrulet kommer man dock för närvarande inte ifrån.

Jag inser att jag har begått en av dödssynderna på Internet: uttalat mig tvärsäkert utan fullständig koll på fakta.

Som anställd i ett företag med 35k anställda så har vi fått klara direktiv att kvitton sparas i den form som de inkommer till företaget, dvs det är det underlag som den anställda skickar till företaget som ska räknas, oavsett i vilken form den anställde fått kvittot. Jag har förlitat mig på att vår ekonomiavdelning har koll på läget och återberättat deras bild.

Efter en mer omfattande sökning online så verkar frågan lite mer komplex än så.

 

[mha321]

Jag inser att jag har begått en av dödssynderna på Internet: uttalat mig tvärsäkert utan fullständig koll på fakta.

Som anställd i ett företag med 35k anställda så har vi fått klara direktiv att kvitton sparas i den form som de inkommer till företaget, dvs det är det underlag som den anställda skickar till företaget som ska räknas, oavsett i vilken form den anställde fått kvittot. Jag har förlitat mig på att vår ekonomiavdelning har koll på läget och återberättat deras bild.

Efter en mer omfattande sökning online så verkar frågan lite mer komplex än så.

Ja tyvärr är det inte alltid enkelt

BFN är som sagt glasklara: Arkivering

Jag vill minnas att jag hört något om just ett par svenska storföretag som har undantag från de reglerna som någon form av pilottest. Men jag har ingen tillförlitlig källa på det, det kan vara rent påhitt. Men det skulle också kunna vara sant och innefatta din arbetsgivare

 

[McFace]

Jag inser att jag har begått en av dödssynderna på Internet: uttalat mig tvärsäkert utan fullständig koll på fakta.

Som anställd i ett företag med 35k anställda så har vi fått klara direktiv att kvitton sparas i den form som de inkommer till företaget, dvs det är det underlag som den anställda skickar till företaget som ska räknas, oavsett i vilken form den anställde fått kvittot. Jag har förlitat mig på att vår ekonomiavdelning har koll på läget och återberättat deras bild.

Efter en mer omfattande sökning online så verkar frågan lite mer komplex än så.

Vad Skatteverket och BFN anser och vad ekonomiavdelningen anser och tillämpar är inte alltid samma sak, orelaterat storleken på företaget.

För att förtydliga eftersom det lät lite snäsigt men inte var menat så: Min poäng är att när du djupdyker i processerna törs jag garantera att du hittar rent regelvidriga rutiner i alla bolag.

 

[johanolsson]

Jag uppskattar alla era svar, otroligt mycket. Och ni har förty fram sådana argument som jag kunnat skönja i allt detta - detta man måste spara papperskvittot om det är vad man fåt ti transaktionsögonblicket.

Har jag dock förstått det så att det ingenstans står att kvittot måste vara i själva verifikatet i bokföringen, utan du kan hänvisa till det. Alltså, kan du bokföra exempelvis kvittot, och hänvisa till skolådan märkt "2019", det räcker?

Det är nog tekniskt omöjligt. För bokföringen behöver du tex moms informationen och den finns inte med i transaktionen.

Är det så? Hur kan det komma sig att det ibland finns med momsbelopp på exempelvis en Eurocard-faktura? Är det en uträkning Eurocard gör, eller?

Utan att göra reklam för något kan jag däremot påpeka att det finns ett populärt molnbaserat bokföringsprogram för småföretag som har en app som är ganska vass på att generera bokföringsunderlag från fotade kvitton oavsett vilket kort man använder. Arkiveringsstrulet kommer man dock för närvarande inte ifrån.

Jag vet precis vilket du menar, vi använder deras bokföringslösning idag - och vi tyckte att det är det närmsta man kan komma. Vad som är problemet med, i detta fall, Fortnox Kvitto & Resa, är att det är byggt utifrån ekonomiavdelningen - det ska vara smidigt för dem, inte direkt användaren. Det kanske måste börja där, och sedan fokusera på användaren, men det sitter för mycket i att användaren ska göra saker på bokförarens sätt, och det är lite fyrkantigt. Jag vet, mitt förra jobb var att hjälpa företagare med just bokföring.

Tusen tack, ännu en gång, för alla svar. Kommer folk på fler saker så skriv gärna.